Politique de confidentialité

Introduction

La société le bureau nantais est une société de conseil en immobilier d’entreprise ayant pour activité l’accompagnement de projets immobiliers, la transaction (location et vente de bureaux, entrepôts, locaux commerciaux et terrains) et l’investissement. Dans le cadre de son activité, la société le bureau nantais est amenée à traiter les données personnelles de ses interlocuteurs, personnes physiques, au sein des entreprises de ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

La notion de données personnelles regroupe les informations qui permettent de vous identifier directement en tant que personne physique telles que votre nom, votre prénom, votre adresse, votre date de naissance. D’autres informations que celles-ci peuvent également permettre de vous identifier (un numéro de téléphone, une adresse IP, une carte d’identité…).

La règlementation de l’Union Européenne et notamment le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) encadre l’utilisation de vos données personnelles par des tiers.

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous expliquer quelles sont les données personnelles vous concernant collectées par la société le bureau nantais, la manière dont elles sont utilisées et les droits dont vous disposez. activité l’accompagnement de projets immobiliers, la transaction (location et vente de bureaux, entrepôts, locaux commerciaux et terrains) et l’investissement. Dans le cadre de son activité, la société le bureau nantais est amenée à traiter les données personnelles de ses interlocuteurs, personnes physiques, au sein des entreprises de ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

Données collectées et utilisées

Dans le cadre de son activité, la société le bureau nantais est amené à collecter et à enregistrer des données personnelles sur ses contacts. Ces données peuvent être issues des informations que ses prospects ou clients communiquent dans le cadre d’une demande de renseignements, d’un échange sur le projet immobilier de votre entreprise ou d’une recherche d’acquéreurs ou de locataires pour l’un des biens de leur entreprise.

Ces données peuvent également être collectées par le site www.lebureaunantais.fr pour répondre aux demandes d’information et questions posées ou pour adresser des fiches descriptives de biens. Des données de navigation peuvent aussi être colletées à travers des cookies (dates et heures de connexion, adresse IP utilisée pour la connexion, pays depuis lequel se fait la connexion, pages consultées, type de navigateur, type de matériel utilisé…) à des fins de statistiques de consultation du site.

Finalités d’utilisation des données

Les données personnelles sont utilisées par la société le bureau nantais pour les raisons suivantes :

contacter les personnes, prospects ou clients afin de leur présenter ses services et les biens immobiliers qu’elle référence ;
leur adresser des fiches d’information détaillées sur ses offres de biens immobiliers susceptibles de les intéresser ;
leur proposer des biens à louer ou à acheter adaptés à leur projet immobilier ;
négocier et conclure des mandats de recherche d’acquéreurs, ou de locataires, ou de biens ;
les assister dans la conclusion d’un bail ou conclure le bail en leur nom et pour leur compte ;
les assister dans la signature d’une promesse de vente ou dans la rédaction d’une offre d’achat ;
respecter ses obligations légales en matière fiscale, bancaire ou au regard de la loi Hoguet à laquelle elle est soumise (par exemple, dans certains cas, le Code Monétaire et Financier impose de recueillir certaines informations concernant les clients personnes physiques ou le représentant des clients, personnes morales, afin de lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) ;
leur transmettre des informations sur son activité, sur les biens qu’elle référence ou sur l’avancée d’un projet pour lequel elle les accompagne ;
les informer des changements importants (dispositions de politique de confidentialité par exemple) ;
facturer et assurer le suivi du paiement de ses factures d’honoraires, le cas échéant ;
leur adresser des courriers postaux et/ou des courriels sur son actualité ;
les inviter à des évènements qu’elle organise ou pour lesquels elle est partenaire ;
leur permettre d’exercer les droits dont ils disposent au titre des règles relatives à la protection de vos données personnelles ;
leur assurer que le contenu de ce site leur est présenté de la manière la plus efficace.

Fondements juridiques sur lesquels reposent les traitements des données personnelles

Les traitements des données personnelles par la société le bureau nantais reposent sur plusieurs bases juridiques, lesquelles peuvent se cumuler dans certains cas, à savoir :

l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande d’un de ses interlocuteurs (ex : demande de renseignements…) ;
l’exécution d’un contrat entre votre entreprise et la société le bureau nantais (ex : mandat exclusif ou non) ;
le respect de ses obligations légales, notamment en matière fiscale, bancaire et au regard de la loi Hoguet.

Destinataires des données personnelles

La société le bureau nantais pourra transmettre les données personnelles collectées à :

son sous-traitant, la société One Expert (logiciel VISUALQIE de gestion d’activités) ;
aux preneurs, le cas échéant ;
aux propriétaires de biens, le cas échéant ;
aux acquéreurs, le cas échéant ;
à l’administration (DGCCRF, CNIL, administration fiscale, Tracfin…) ;
à ONITA (Observatoire Nantais de l’Immobilier Tertiaire).

Conservation des données personnelles

Les données personnelles collectées seront conservées pour les durées exposées ci-dessous :

Pour les clients la société le bureau nantais :
- Lorsque sont collectés, au titre de son obligation d’identification du bénéficiaire effectif de l’opération envisagée imposée par le Code Monétaire et Financier, les noms, prénoms, date et lieu de naissance ainsi que la copie de la carte d’identité, ces données sont conservées pendant 5 années à compter de la fin du Mandat conformément aux dispositions de l’article L.561-12 du Code Monétaire et Financier ;
- Les autres données personnelles relatives aux interlocuteurs de la société le bureau nantais au sein de l’entité du Mandant sont conservées pendant 3 années à compter de la fin du Mandat ;
- En cas de conclusion d’un bail par l’intermédiaire de la société le bureau nantais, ces durées seront portées à 10 années après la fin dudit bail.
Pour les prospects la société le bureau nantais :
- pendant 5 années à compter du dernier contact avec le prospect.

Transfert de données hors Union européenne

À l’exception des traitements mis en œuvre via Google Analytics sur le site www.lebureaunantais.fr, aucun transfert de ces données personnelles hors Union Européenne ne sera effectué.

Droit des données personnelles

Toute personne dont les données personnelles sont collectées peut définir des directives, générales ou particulières, relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès. Chacun dispose ainsi d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition au traitement des données personnelles ou un droit de portabilité de ces données en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : contact@lebureaunantais.fr.

Chacun dispose également du droit de déposer une réclamation concernant le traitement de ses données personnelles que le mandant réalise auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés). Pour plus d’information, consulter le site https://www.cnil.fr.

Lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme (LCB-FT)

En tant que profession réglementée (loi Hoguet de 1970), votre conseil immobilier, au même titre qu’un avocat, un notaire ou un banquier, doit s’assurer de l’identité de ses clients et de la provenance des fonds lors de chaque transaction.

Par l’importance de sa mission et son statut d’intermédiaire, le professionnel de l’immobilier (d’entreprise ou résidentiel) se trouve être le premier maillon de la chaîne menant à une transaction et possède, à ce titre, une obligation de vigilance. Il se doit de vérifier l’identité de ses clients (procédure KYC « Know Your Customer ») ainsi que le nom des bénéficiaires effectifs des personnes morales. Il lui revient donc la charge de poser les bonnes questions afin de participer à la lutte globale contre le blanchiment des capitaux ou le financement du terrorisme.

Ce dispositif, appelé LCB/FT, concerne tout professionnel soumis à la Loi Hoguet, titulaire de la carte « T » (Transactions), dans le cadre de ses activités « vente » (qu’il se charge lui-même de la rédaction d’un acte de vente/compromis ou non), ainsi que pour ses activités « location » lorsque les loyers sont supérieurs à 10.000 € mensuels.
> Article 8-2 de la loi du 2 janvier 1970 (loi Hoguet) et l’article L. 561-2 du Code monétaire et financier (Comefi)

En cas de contrôle par la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) et de non-respect du dispositif, le CNS (Comité National des Sanctions) peut prononcer des sanctions disciplinaires telles que un avertissement, un blâme, une interdiction temporaire d’exercice de l’activité n’excédant pas 5 ans, un retrait de la carte professionnelle, une sanction pénale et/ou financière.

L’intervention d’une banque ou d’un notaire dans le processus de vente, ne dispense en aucun cas l’agent immobilier de son obligation de vigilance et/ou de déclaration. Conformément aux dispositions de l’article L. 561-4-1 du Code Monétaire et Financier, le bureau nantais a donc mis en place un dispositif d’identification et d’évaluation des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme en rapport avec ses activités.

À ce titre, l’agence recueille systématiquement et à chaque début de relation d’affaires les informations permettant de contrôler l’identité et la nature des activités de ses clients. Le bureau nantais est donc susceptible de recueillir auprès de ses interlocuteurs :

extrait K-bis à jour de moins de 3 mois (Article R.561-5-1 du CMF) ;
statuts certifiés à jour (Arrêté du 02/09/2009 pris en application de l’article R. 561-12 du CMF) ;
comptes certifiés du dernier exercice clos ;
extrait du registre des bénéficiaires effectifs (c’est-à-dire personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, partie à la transaction) (Articles L. 561-5 et R.561-7 du CMF) ;
document permettant d’établir le pouvoir de la personne agissant pour le compte de la société ainsi que la copie de sa pièce d’identité et un justificatif de domicile ;
pièce justificative d’identité de votre/vos représentant(s) (signataire du mandat, signataire de l’acte de vente, bénéficiaires effectifs de la transaction, carte d’identité, justificatif de domicile) (Article du R.561-5-4 CMF).

Politique de cookies

Les cookies sont des données stockées dans l’équipement terminal d’un internaute et utilisées par le site pour envoyer des informations au navigateur de l’internaute, et permettant à ce navigateur de renvoyer des informations au site d’origine (par exemple un identifiant de session, le choix d’une langue ou une date). Les cookies permettent de conserver, pendant la durée de validité du cookie concerné, des informations d’état lorsqu’un navigateur accède aux différentes pages d’un site web ou lorsque ce navigateur retourne ultérieurement sur ce site web. Seul l’émetteur d’un cookie peut lire ou modifier les informations qui y sont contenues. L’internaute est informé que, lors de sa visites sur le site, des cookies peuvent être installés sur son équipement.

Il existe différents types de cookies : des cookies de session qui disparaissent dès que l’internaute quitte le site, des cookies permanents qui demeurent sur l’équipement de l’internaute jusqu’à expiration de leur durée de vie ou jusqu’à ce qu’il les supprime à l’aide des fonctionnalités du navigateur.

Le site www.lebureaunantais.fr utilise plusieurs catégories de cookies, notamment les cookies dits « nécessaires » au bon fonctionnement du site.
La société le bureau nantais utilise les services de la société américaine Google Inc.

Cookies statistiques
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- Les cookies de statistiques permettent à la société le bureau nantais de comprendre comment l’internaute interagit avec le site, les pages qu’il consulte, l’appareil qu’il utilise, son pays de connexion… Ils sont utilisés dans le but d’analyser la fréquentation et l’utilisation qui est faite du site.
- Les données collectées grâce aux cookies sont transmises et stockées par Google Inc. [Google Inc. est adhérente du Privacy Shield (EU-U.S. Privacy Shield draft adequacy decision du 12 juin 2016) et assure donc un niveau de protection adéquat des données personnelles]. Le service Google Analytics permet de comptabiliser les visiteurs et d’identifier la manière dont ils utilisent le site. Ces cookies sont déposés et lus sur l’équipement terminal de l’utilisateur et dès que celui-ci accède à un site web utilisant le service « Google Analytics ». Les données générées par ces cookies concernent l’utilisation que l’internaute fait du site ; son adresse IP afin de déterminer la ville de connexion, donnée immédiatement anonymisée après localisation et n’est pas communiquée à la société le bureau nantais.
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